Redmine Reminders

Notifications

5.0 (0)·New installaties

Handmatige, geplande en regelgestuurde herinneringen voor de issues die stilletjes blijven liggen — verstuurd vanaf de issuepagina, vanuit een opgeslagen query of vanuit het beheerscherm, via de mailer die je al gebruikt.

$199 / één server

Meerdere servers: $399

Terugbetaling binnen 5 werkdagen12 maanden updatesBroncode inbegrepen

Een Redmine-issuekaart voor bug #360, twaalf maanden over de einddatum, met de links “Toegewezene nu herinneren” en “Iemand later herinneren” onder de omschrijving. — Issuepagina Twee links onder de omschrijving: de een stuurt nu, de ander plant.

Soorten herinnering: 3
Ontvangermodi: 4
Roosters: Dagelijks · wekelijks · maandelijks
Rechten: 4, per project
Data verlaat de server: Nooit

Herinner de toegewezene nu

Een knop op de issuepagina. Hij zoekt de toegewezene op — anders de auteur, dan een beheerder — en de mail is onderweg voordat de pagina opnieuw geladen is.

Herinner iemand later

Kies een ontvanger, een datum en een notitie, en de herinnering wacht. Wordt het issue voor die datum gesloten, dan wordt ze als overgeslagen genoteerd in plaats van verstuurd.

Regels op een opgeslagen query

Hang een regel aan elke issuequery: dagelijks, wekelijks op gekozen weekdagen of maandelijks op gekozen data, op een vast tijdstip. Open issues in het resultaat krijgen een herinnering, hooguit één keer per dag.

Alleen het aantal sturen

Richt één regel op meerdere query’s en mail de getallen in plaats van de issues — een vaste hartslag voor leads die de orde van grootte willen, niet de lijst.

Niemand wordt twee keer gemaand

Gesloten issues, uitgeschakelde modules en geblokkeerde accounts worden bij de verzending gefilterd, en ontvangers worden ontdubbeld voordat er ook maar één mail uitgaat.

Vier rechten, per project

Bekijken, beheren, versturen en statistieken inzien — per rol toegekend, boven op een projectmodule die je volledig kunt uitzetten. Elke verzending en elke overslag komt in het activiteitenlog.

Eén klik, één datum, of één regel

Elke herinnering wordt op dezelfde manier opgeslagen, bezorgd en gelogd. Wat verschilt, is wie bepaalt wanneer ze uitgaat: jij, nu meteen; jij, voor een datum in de toekomst; of een regel die namens jou een opgeslagen query in de gaten houdt.

Handmatig — herinner de toegewezene nu

Een knop op de issuepagina. Hij zoekt de toegewezene op, valt terug op de auteur en ten slotte op een beheerder als niemand is toegewezen, en de mail is onderweg voordat de pagina opnieuw geladen is.

Gepland — herinner iemand later

Kies een ontvanger, een datum en een notitie, en de herinnering wacht. Is het issue voor die datum gesloten, dan wordt ze stilletjes als overgeslagen genoteerd in plaats van verstuurd — de notitie ging over werk dat er niet meer is.

Automatisch — een regel op een opgeslagen query

De query die je al bijhoudt, is de regel

Er is geen tweede filtertaal. Een regel wijst naar een van je opgeslagen issuequery’s — te laat, drie dagen niet toegewezen, blijven liggen supporttickets — zodat de definitie van “blijft liggen” blijft waar je team hem toch al onderhoudt. Pas de query aan en elke regel die erop steunt volgt vanzelf.

Het woont op drie plekken die je al gebruikt

De plugin voegt iets toe aan de issuepagina, aan het project en aan het beheerscherm — en nergens anders. Elk scherm hieronder is Redmine 6 met Redmine Reminders 1.0.0.

Op het issue

view_issues_show_description_bottom · historietabblad

Het dialoogvenster Nieuwe herinnering boven een Redmine-issue, met de velden Ontvanger, Herinneringsdatum en Notities en een knop Aanmaken. — Later herinneren Ontvanger, datum, notitie — daarna wacht hij op de datum.

Een Redmine-issue met het tabblad Herinneringen geselecteerd, met een geplande herinnering en haar aanmaaktijd, type, auteur, ontvanger, status in behandeling, herinneringsdatum en notitie. — Tabblad Herinneringen Elke herinnering op het issue, met status en notitie.

In het project

Instellingen › Herinneringen · projectmenu

De projectinstellingen van Redmine met de sectie Modules uitgeklapt en het vinkje Redmine Reminders aangezet naast Issues volgen en Tijdregistratie. — Stap één De module verschijnt in de modulelijst van het project zelf — aan of uit, per project.

Het tabblad Herinneringen in de Redmine-projectinstellingen: een formulier met onderwerp, alleen het aantal sturen, eigen query, notities, ontvanger, rooster, tijdstip en actief-veld, boven een tabel met zes bestaande regels. — Instellingen › Herinneringen Bouw een regel uit een opgeslagen query en houd daarna de regeltabel in de gaten — rooster, ontvangers, aantal runs, laatste resultaat.

De pagina Mijn herinneringen in een Redmine-project, met drie openstaande herinneringen en hun issue, datum, auteur en notitie. — Mijn herinneringen De eigen openstaande herinneringen van elke persoon — issue, datum, wie het vroeg en waarom.

De statistiekpagina voor herinneringen van het project, met handmatige en automatische aantallen naast een tabel met knelpunten per toegewezene die gebruikers en hun open issues toont. — Herinneringsstatistiek Aantallen per soort, en open issues opgestapeld per toegewezene.

In het beheerscherm

Beheer › Redmine Reminders

Het statistiektabblad van het Redmine Reminders-beheer: totaal aan handmatige en automatische herinneringen, en een tabel per gebruiker met kolommen handmatig en automatisch. — Herinneringsstatistiek Wie is gewaarschuwd, hoe vaak en met welk soort herinnering — elk aantal leidt naar de exacte mails.

Het beheertabblad Herinneringen met een eigen mededelingsregel en haar meldingsdatum, einddatum, dagelijkse rooster, ontvangerslijst en actieve status. — Mededelingen Door beheerders geschreven herinneringen, met een datumbereik.

Het formulier voor knelpuntherinneringen, met naam, omschrijving, mailinhoud, meldings- en einddatum, meldingstype, tijdstip, een keuzelijst “Geblokkeerde gebruiker als” op Toegewezene of auteur, en een gebruikerskiezer. — Knelpunten Open issues in de gaten houden die bij geblokkeerde accounts vastzitten.

Gemaakt voor de wachtrijen die je al bijhoudt

Herinneringen lezen je opgeslagen query’s, respecteren je rechten en schrijven alles wat ze doen in hun eigen activiteitenlog.

Wat je een regel kunt opdragen
Aspect	Mogelijkheid	Hoe het werkt
Wie	Toegewezene, auteur, volgers of een gekozen lijst	Elke regel kiest zijn eigen ontvangers. Inactieve gebruikers en gebruikers zonder mailadres vallen af voordat er iets verstuurd wordt.
Wanneer	Dagelijks, wekelijks of maandelijks om UU:MM	Wekelijkse regels kiezen weekdagen, maandelijkse regels kiezen data, en een begin- en einddatum begrenzen de hele reeks.
Samenvatting	Alleen het aantal sturen	Richt één regel op meerdere query’s en mail de getallen in plaats van de issues — een vaste hartslag voor leads.
Waarborg	Een gesloten issue wordt nooit gemaand	Gesloten issues, uitgeschakelde projectmodules en geblokkeerde accounts worden bij de verzending gefilterd, niet bij het plannen.
Bewijs	Een volledig activiteitenlog	Aangemaakt, verzonden, overgeslagen, regelrun gestart, regelrun afgerond — elk met het exacte onderwerp en de exacte tekst die eruit ging.
Toegang	Vier rechten, per project	Bekijken, beheren, versturen en statistieken inzien — per rol toegekend, boven op een projectmodule die je volledig kunt uitzetten.

Een cron-tik erin, een e-mail eruit

Vier stappen, allemaal binnen je eigen Redmine. Er verlaat niets de server behalve de mail die je installatie toch al verstuurt.

Stap	Wat er gebeurt
1. Cron tikt	Eén regel in de crontab draait rake redmine_reminders:queue, die een achtergrondtaak in de wachtrij zet. Draait er geen worker, dan doet de synchrone taak :run hetzelfde werk ter plekke.
2. Regels toetsen zichzelf	Elke actieve regel vraagt of ze aan de beurt is: binnen haar datumbereik, passend bij de weekdag of datum van vandaag, voorbij haar geplande tijdstip en vandaag nog niet gedraaid.
3. Ontvangers worden opgelost	De query draait, gesloten issues vallen weg en ontvangers worden echte, actieve, mailbare gebruikers. Dubbelen vallen samen, dus niemand krijgt hetzelfde zetje twee keer.
4. Mailen, dan loggen	Bezorging loopt via Redmine's eigen mailer, dus ze erft je SMTP-instellingen en de mailheaders van issues. Elke verzending — en elke overslag — wordt met onderwerp en tekst in het activiteitenlog van de herinneringen geschreven.

Wat er in de inbox belandt

Een onderwerp met project en issue erin — [Support — #4821] Redmine Reminder: SSO login fails on Safari — boven een tekst die rechtstreeks terugverwijst naar het issue en de notitie citeert die degene die de herinnering zette heeft geschreven. Het is de mailer van je eigen installatie, je SMTP-configuratie en je afzenderadres; de plugin voegt geen eigen bezorgroute toe.

Niemand wordt twee keer gemaand

Een herinneringsplugin verdient zijn plek met wat hij weigert te versturen. Tussen een regel die aan de beurt is en een inbox staan vier controles.

Gefilterd bij bezorging, niet bij planning

Gesloten issues, projecten waarvan de module is uitgezet en geblokkeerde accounts worden opnieuw gecontroleerd op het moment dat de mail eruit zou gaan — een ticket dat een uur geleden is opgelost, zit al niet meer in de batch.

Alleen echte, bereikbare gebruikers

Ontvangers worden uitgewerkt tot bestaande accounts, waarna inactieve gebruikers en gebruikers zonder mailadres afvallen. Een groep volgers waarvan de helft het bedrijf uit is, bereikt de andere helft.

Hooguit één keer per dag, per regel

Een regel die vandaag al gedraaid heeft, draait niet nog eens, wat cron ook doet. Binnen één run vallen dubbele ontvangers samen: wie op drie van de gevonden issues staat, krijgt toch één bericht.

Ook overslagen worden vastgelegd

Een geplande herinnering voor een issue dat intussen gesloten is, wordt met reden als overgeslagen gelogd. Het activiteitenlog beantwoordt “waarom is er niemand gemaand?” net zo goed als “wie is er gemaand?”.

Mededelingen, knelpunten en bewijs

Het beheerscherm voegt de drie dingen toe die alleen zin hebben over alle projecten tegelijk.

Een mededeling aan wie het aangaat

Schrijf een onderwerp en een tekst, kies de ontvangers en een datumbereik, en dezelfde planner die de regels draait bezorgt het. Geen apart mailprogramma, en daarna hetzelfde activiteitenlog.

De accounts vinden die de boel ophouden

Eén regel bewaakt elk open issue dat is toegewezen aan een geblokkeerd account, of erdoor is aangemaakt, en mailt de lijst naar wie het werk moet herverdelen. Vertrekkende collega's leveren geen stille achterstand meer op.

Statistieken die namen noemen

Handmatige tegenover automatische aantallen per persoon, over de periode die je kiest, met inzage in exact het onderwerp en de tekst die elke gebruiker kreeg. Handig als iemand zegt dat hij nooit iets gehoord heeft.

De vier rechten, per rol toe te kennen
Recht	Wat het toestaat
Herinneringen bekijken	De herinneringen en regels zien die aan de issues van een project hangen
Herinneringen beheren	Regels op de opgeslagen query's van een project aanmaken, wijzigen, pauzeren en verwijderen
Herinneringen versturen	De handmatige knop op een issue gebruiken en er een plannen voor later
Statistieken bekijken	De aantallen per persoon openen, met het activiteitenlog erachter

Installeren in drie stappen

Vereist shell-toegang en de mogelijkheid rake-taken uit te voeren. Maak altijd een back-up voordat je een plug-in installeert.

Uitpakken in je pluginsmap

cd /path/to/redmine
# the package arrives by email, or from your download link
unzip redmine_reminders-1.0.0.zip -d plugins/
bundle install

Migreren en herstarten

RAILS_ENV=production bundle exec rake redmine:plugins:migrate NAME=redmine_reminders
touch tmp/restart.txt   # or systemctl restart redmine

De crontab-regel toevoegen

# every minute: enqueue due rules and scheduled reminders
* * * * * cd /path/to/redmine && RAILS_ENV=production \
  bundle exec rake redmine_reminders:queue >> log/redmine_reminders_cron.log 2>&1

# no ActiveJob worker? use the synchronous task instead
# bundle exec rake redmine_reminders:run

Hebben we er een achtergrondworker voor nodig?

Nee. De cron-regel draait redmine_reminders:queue, die een ActiveJob in de wachtrij zet en meteen terugkeert — de juiste vorm als je toch al een worker draait. Zo niet, laat dezelfde crontab-regel dan redmine_reminders:run aanroepen; het werk gebeurt dan synchroon in dat proces. Beide taken kun je veilig elke minuut draaien.

Wat gebeurt er als een issue gesloten wordt voordat de geplande herinnering vuurt?

Er gaat niets uit. De herinnering wordt als overgeslagen gemarkeerd en met reden in het activiteitenlog geschreven, zodat de bedoeling vastgelegd blijft zonder dat iemand gemaand wordt over afgerond werk. Dezelfde controle geldt voor regelgestuurde herinneringen: gesloten issues vallen bij de bezorging uit het queryresultaat.

Wie krijgt een herinnering eigenlijk?

Elke regel kiest een van de vier ontvangermodi: de toegewezene, de auteur, de volgers, of een lijst gebruikers die je zelf samenstelt. Handmatige herinneringen zoeken eerst de toegewezene, vallen dan terug op de auteur en ten slotte op een beheerder. In elke modus vallen inactieve gebruikers en gebruikers zonder mailadres af vóór bezorging, en dubbele ontvangers vallen samen tot één bericht.

Kan één regel meerdere query's dekken en alleen de getallen sturen?

Ja. Een regel in de modus “alleen tellen” kan op meerdere opgeslagen query's worden gericht en mailt de totalen in plaats van de issues — twaalf te laat, drie niet toegewezen, één geblokkeerd. Meestal precies wat een teamlead om negen uur 's ochtends in de inbox wil zien staan.

Gaat er iets via een externe dienst?

Nee. De mail wordt aan Redmine's eigen mailer overhandigd en gebruikt dus de SMTP-configuratie en het afzenderadres die je installatie al heeft. Geen externe dienst, geen API-sleutel die je moet regelen en geen telemetrie: de plugin voegt tabellen en rake-taken toe, geen bezorgroute.

Hoe worden mailstormen voorkomen?

Op drie manieren. Een regel vuurt hooguit één keer per dag, hoe vaak cron ook tikt; ontvangers worden binnen een run ontdubbeld, dus wie door dertig issues geraakt wordt, krijgt één bericht; en de filters bij bezorging halen gesloten issues, uitgeschakelde modules en geblokkeerde accounts eruit voordat er iets geadresseerd wordt.

Wie mag regels aanmaken?

Wie jij aanwijst. Vier rechten — bekijken, beheren, versturen en statistieken inzien — worden per rol toegekend en gelden alleen waar de module Herinneringen voor dat project is ingeschakeld. Een project dat de module nooit aanzet, heeft geen herinneringen, geen menu-item en geen regels.

Welke Redmine-versies worden ondersteund, en wat komt er in de database?

Redmine 4.0 en nieuwer, via de standaard plugin-API — er worden geen corebestanden gepatcht. De plugin voegt drie eigen tabellen toe met gewone migraties; verwijderen betekent de pluginmap weghalen en die migraties terugdraaien.